PM BOK Guide® verze 7 – revoluční změna

O prázdninách 2021 jsme se dočkali tištěného vydání 7. verze standardu projektového řízení od Project Management Institutu (PMI®) . Knížce se říká PM BOK Guide®. V tomto článku vás seznámím s tím, jak se standard oproti poslední verzi změnil a jak nám může tahle knížka pomoci s řízením projektů.

Od roku 1987 byl standard PMI založen na procesech, které mají být v rámci projektů řízeny. V předposlední – 6. verzi z roku 2017 najdeme popis 49 procesů – a kolik procesů je ve verzi 7? Nula. PMI úplně změnilo strukturu celého standardu a od procesů přešlo k principům.

Standard tak dost razantně zeštíhlel – šestá verze měla i s agilním doplňkem celkem 978 stránek, sedmá má krásných 370 stran. Je to dáno částečně tím, že PMI část obsahu dala mimo standard – na web PMI Standards+.

Představení změn

Zásadní změnu struktury standardu PMI vlastně ani nemusí sáhodlouze zdůvodňovat – svět projektů se v posledních letech hodně dynamicky vyvíjí, vývoj software je součástí čím dál většího počtu produktů, služeb a tím i projektů. Mění se způsoby organizace práce projektových týmů, firmy přecházejí na agilní přístupy k vedení projektů i organizací.

Pro úspěch při řízení projektů už nestačí mít dobře popsané procesy – vstupy, aktivity a výstupy, mnohem více se dnes klade důraz na výsledky než na výstupy.

Svět projektů tak zahrnuje dnes zahrnuje širokou škálu přístupů k projektům, produktům, a proto se PMI vydalo cestou principů, které jsou společné pro vodopádové, agilní, hybridní projekty či vývoj produktů. Ostatně s principy jako základními pilíři se setkáváme i v metodice PRINCE2.

Další velkou změnou je systémový přístup k projektovému řízení s důrazem na dodávání hodnoty – PM BOK Guide říká, že projekty neřídíme proto, abychom jen vytvářeli výstupy, ale mnohem důležitější je dosahovat cíle a výsledky, které dodávají jednoznačnou přidanou hodnotu organizacím a zainteresovaným stranám.

Systémový pohled se také odráží v přechodu od znalostních oblastí (rozsah, harmonogram, rozpočet, kvalita, zainteresované strany…) ke dvanácti principům a osmi „doménám výkonu projektů“ (project performance domain). Doména výkonu je chápána jako skupina aktivit, které jsou rozhodující pro efektivní dosahování výsledků (outcomes) projektu.

Standard projektového řízení PM BOK – principy

Principy projektového řízení dle PM BOK verze 7:

1. Buďte přičinlivým, respektujícím a pečujícím správcem
2. Vytvářejte spolupracující prostředí pro projektový tým
3. Efektivně zapojujte zainteresované strany
4. Soustřeďte se na hodnotu
5. Rozpoznávejte, vyhodnocujte a reagujte na systémové interakce
6. Ukažte svým chováním lídrovství
7. Přizpůsobte přístup k řízení projektů kontextu
8. Stavějte na kvalitě procesů a výstupů
9. Zorientujte se v komplexitě
10. Optimalizujte odpovědi na rizika
11. Osvojte si adaptabilitu a odolnost (resilienci)
12. Umožněte změnu k dosažení kýženého cílového stavu

Každý z principů je ve standardu popsaný na 2 – 3 stránkách.

PM BOK Guide – domény výkonu projektu.

Ze dvanácti principů vychází osm domén výkonu projektu, jež jsou rozpracovány do většího detailu, včetně výsledků a způsobu jejich ověření.

Domény výkonu projektu:

1. Zainteresované strany (kroky práce se zainteresovanými stranami)
2. Tým (velká oblast zahrnující jak pěstování vysoce výkonného týmu, tak lídrovské kompetence, emoční inteligenci)
3. Přístupy k řízení projektu a životnímu cyklu (prediktivní, agilní, hybridní přístupy)
4. Plánování (rozsahu, harmonogramu, rozpočtu v prediktivních i agilních přístupech)
5. Práce na projektu (řízení zdrojů, obstarávání, projektové procesy)
6. Dodávání (práce s požadavky, výsledky a přínosy projektu)
7. Měření (zjišťování stavu projektu, získávání dat pro efektivní rozhodování)
8. Nejistota (práce s hrozbami i příležitostmi)

Obsah PM BOKu je čtení spíše pro zkušenější projektové manažerky a manažery. Není to doporučený soubor doporučených kroků, na který jsme byli zvyklí v předchozích verzích. Snaha být univerzálně použitelný pro všechny typy projektů znamená, že jsou v knize ukázány různé cesty a výběr cesty je na čtenáři. Jako příklad uvádím citaci z části týkající se organizace práce v týmu:

„Existují různé typy koordinace vhodné pro různé kontexty. Některé projekty těží z decentralizované koordinace, ve které se členové projektového týmu sami organizují a řídí. Jiné projekty těží z centralizované koordinace vedené určeným projektovým manažerem nebo podobnou rolí. Některé projekty s centralizovanou koordinací mohou také těžit ze samostatně organizovaných projektových týmů pro části projektu.“

V samostatné části se PM BOK GUIDE věnuje tailoringu – tj. tedy šití na přístupu na míru konkrétnímu projektu.

Modely, metody, nástroje, techniky, artefakty

V závěrečné části najdeme přehled modelů, nástrojů, technik a artefaktů, které můžeme použít při řízení projektů, ať už z oblasti měkkých dovedností, technik a metod pro plánování a řízení agilních nebo vodopádových přístupů k řízení projektů nebo produktového managementu či oblasti řízení změn, jak například:

• motivační teorie (Pink, Herzberg a další)
• modely řízení změny (8 kroků Johna Kottera, ADKAR®,
• rámec CYNEFIN
• fáze rozvoje týmu podle Tuckmana
• analýza nákladů a přínosů, návratnost investice, ROI,…
• jednání, události a ceremoine (plánování iterace, daily stand-up, review, retrospektiva, projektový kick-off)
• artefakty a dokumenty (business case, projektový záměr, roadmapa, product backlog, WBS, Ganttův diagram, RACI matice a mnohé další…)

V samotném PM BOK Guide najdete jen výčet nástrojů, technik a artefaktů, jejich popis, vysvětlení, šablony či případové studie najdete na webu PMIstandards+, kam mají přístup členové komunity PMI.

Závěr

Nový PM BOK je opravdu revoluční změnou – namísto otázky JAK postupovat při řízení projektů řeší CO má být VÝSLEDKEM úsilí projektových manažerů. Na tuto změnu si komunita bude muset chvíli zvykat, protože v minulosti byli mnozí projekťáci zvyklí, že když nevědí, jak na projektu postupovat, podívají se do PM BOK Guide a najdou tam odpověď.

Podle mého názoru je 7. verze standardu čtení pro zkušenější projekťáky, protože svoji vlastní cestu k PMI doporučovanému výsledku si každý musí najít sám.

Pozitivně na novém PM BOK Guide hodnotím:

• důraz na měkké dovednosti, které jsou a budou klíčem k úspěchu (nejen) při vedení projektů
• seznam nástrojů, technik a artefaktů a rozrůstající se digitální obsah na PMIstandards+

Jako negativa vnímám:

• nevidím jasnou vazbu mezi principy a doménami výkonu projektu – není to tak, že by domény rozvíjely konkrétní principy, jsou to dvě samostatné množiny, které někdy řeší totéž, někdy se soustředí na jiné oblasti,
• nesoulad nového PM BOK Guide a zkoušky PMP i CAPM, obsah zkoušek byl tvořen nezávisle na novém PM BOKu a obsah zkoušky vychází stále z verze 6 – více se dozvíte v samostatném článku.

Celkově vnímám nový PM BOK Guide jako potřebnou změnu. Čas ukáže, zda bude mít pro konkrétní praxi konkrétních projekťaček a projekťáků podobný význam a dopad, jako měly předchozí verze.

Máte k novému PM BOK Guide jakýkoliv dotaz? Napište mi na kratky@pmconsulting.cz.