KANBAN – štíhlá metoda pro správu a zlepšování práce

| Jan Doležal

kanban - board

Kanban (japonsky: 看板, což znamená „vývěsní štít“, „cedule“ nebo „nástěnka“) je metoda pro správu a zlepšování práce napříč lidskými systémy (součást tzv. LEANu). Tento přístup si klade za cíl řídit práci vyvážením požadavků s dostupnou kapacitou a zlepšením řešení úzkých míst na úrovni systému.

Pracovní položky (nejrůznějšího charakteru) jsou vizualizovány, aby účastníkům poskytly pohled na postup a proces od začátku do konce. Obvykle prostřednictvím „nástěnky“, tedy Kanbanu. Práce je tzv. tažena podle priority a toho, jak to kapacita dovoluje a nikoliv „tlačena“ do procesu.

Ve znalostní práci (např. vývoji softwaru, ale nejen tam) je cílem poskytnout vizuální systém řízení procesů. Kanban pomáhá při rozhodování o tom, co, kdy a v jakém množství vytvořit.

Základní metoda Kanban vznikla jakou součást tzv. štíhlé výroby (lean manufacturing), která byla inspirována výrobním systémem Toyota. Meotda vznikla koncem 40. let, kdy automobilová společnost Toyota zavedla výrobní systém s názvem just-in-time s cílem vyrábět podle poptávky zákazníků a identifikovat možné nedostatky materiálu ve výrobní lince.

David J. Anderson ze společnosti Microsoft si zřejmě jako první uvědomil, že se tato metoda může stát použitelnou pro jakýkoli typ společnosti, která potřebuje organizaci práce. Kanban se nyní běžně používá. Nejen při vývoji softwaru. Často v kombinaci s dalšími metodami a rámci, jako je Scrum nebo i zcela samostatně, jen jako řízení toku položek ke zpracování.

KANBAN – podoba

Obrázek níže ukazuje zřejmě nejzákladnější pracovní postup vývoje (např.) softwaru, zobrazený formou Kanbanu.

KANBAN - jednoduchý příklad

Kanbany se v různém kontextu i značně liší, výše je uveden velmi jednoduchý příklad.

Mohou být použity nejrůznější typy pracovních položek (na obr. výše „položky backlogu – červeně“ a „úkoly – modře“), sloupce vymezující aktivity pracovního postupu (udělat, pracuje se na tom, hotovo), ale i celá řada dalších stavů podle toho, co je pro vás užitečné. Včetně dílčích kroků uvnitř některého stavu (hrubá specifikace, ready for sprint, …), v závislosti na konkrétním procesu či toku hodnoty. Nebo tzv. plavecké dráhy (řádky procházející několika sloupci, použité pro seskupení podle nějakého kritéria, na obr. výše jsou seskupeny úkoly patřící k jedné položce backlogu).

Cílem je objasnit obecný pracovní postup a tok jednotlivých položek účastníkům a zúčastněným stranám.

KANBAN Praktiky

Kanban na výše uvedeném obrázku zdůrazňuje první tři obecné postupy KANBANu:

  • Vizualizuje práci vývojového týmu (funkce a uživatelské příběhy).
  • Zachycuje limity WIP pro vývojové kroky (zakroužkované hodnoty nad záhlavími sloupců, které omezují počet pracovních položek v daném kroku).
  • Dokumentuje zásady, použitelné také jako pravidla „Kdy je hotovo“ (uvnitř modrého obdélníku).

Řízení toku práce

Pracovní tok je řízen přímo na Kanbanu, položky jsou přesouvány v reálném čase, tak jak se dějí (i přesto nebo právě proto dělají některé týmy denní synchronizaci, obdobu Daily Scrum události). Limity WIP pro vývojové kroky poskytují týmům i ostatním okamžitou zpětnou vazbu o problémech pracovního toku, např. ve chvíli, kdy se někde začnou položky hromadit (transparence).

Například na obr. výše má stav (krok) „In progress“ limit WIP na čtyři a v tomto kroku jsou aktuálně zobrazeny čtyři položky. Žádné další pracovní položky se nemohou přesunout do stavu „In progress“. Až dokud jeden nebo více úkolů nedokončí tento krok (přesun do „Done“). To brání zahlcení kroku „In progress“. Členové týmu pracující na „To-do“ (předchozí krok, spočívající ve specifikaci položek do podoby, kdy je na nich možno začít pracovat) se mohou zaseknout, protože nemohou přidat nové úkoly. Mohou hned vidět, proč se tak děje (plný následný krok), a pomoci s odbavením položek ve stavu „In progress“. Tím uvolní místo zajistí další tok.

Může nastat i situace, kdy se sloupec „To do“ vyprázdní, protože všechny položky z něj budou vytaženy do stavu „In progress“ a postupně odbaveny.

Jakmile pak nějaký úkol přejde do stavu „Done“, a ve sloupci „In progress“ bude místo, ukáže se, že není co tahat z „To do“ a členové týmu tedy budou motivováni pomoci s přípravou položek pro realizaci.

Toto řízení pracovního postupu funguje podobně pro každý krok. Problémy jsou vizuální, viditelné v reálném čase a přeplánování či přeskupení sil lze provádět průběžně.

Řešení problémů

Někdy lze plynulost toky řešit pouze přeskupováním členů týmu. Jindy jde možná o systémovější problém a pro dostatečnou plynulost je potřeba změnit omezení WIP nebo tým posílit o kolegy, jejichž primárním zaměřením bude krok, na kterém to drhne.

Omezení nedokončené práce je naprosto klíčovým prvkem KANBANu. V podstatě jde o podobný princip, proč se třeba na dálnici nebo v tunelu sníží maximální rychlost a díky tomu se zachová plynulost dopravy namísto popojíždění či stání v zácpě.
Reflektováno je vlastně také i tuzemské rčení „sto zajíců, myslivcova smrt“.

Metriky KANBANu

Kanban používá specifické metriky k měření kapacity týmu a odhadu doby realizace.

Rychlost týmu definuje, kolik úkolů (zhruba stejné náročnosti) může tým splnit v daném časovém období, například za týden nebo iteraci. Rychlost se počítá pravidelně. Aby tato metrika dobře fungovala, je třeba se snažit hned od začátku vytvářet úkoly podobné velikosti. Znalost rychlosti týmu pak pomáhá lépe předvídat, kdy bude potřebná práce dokončena.

Dodací lhůta, doba trvání“ (lead time) a „čas cyklu“ (cycle time) definují průměrnou dobu potřebnou k dokončení úkolu – ze dvou různých hledisek.

KANBAN - metriky

Doba trvání se počítá, od chvíle, kdy tým dostane požadavek od „klienta“, a „doba cyklu“ se počítá od momentu, kdy tým začne pracovat na úkolu.

Dodací lhůta se používá ke zjištění, jak dlouho musí klient čekat na svůj produkt, a doba cyklu se používá ke zjištění, jak rychle je tým schopen daný výsledek vytvořit.

A to je všechno?

A to je vlastně všechno… KANBAN je jako rámec opravdu jednoduchý. Samozřejmě, šlo by jít i velmi hluboce do detailu, jak popisovat jednotlivé požadované položky, jak si mapovat smyčky zpětné vazby, jak pracovat s týmem. Existují i velmi silné knihy o KANBANu a rozsáhlé kurzy.

Základní princip je ale opravdu jednoduchý:

  • Zmapujete příslušný tok hodnoty,
  • rozdělíte jej do kroků,
  • sestavíte adekvátní cross-functional tým tak, aby byl celý myšlený tok hodnoty dobře pokrytý,
  • zaškrtíte množství rozpracovaných položek v jednotlivých krocích,
  • doplníte pravidla
  • a hurá do práce…

S tím, že se to vše (limity WIP, pravidla, podoba a počet kroků, …) může průběžně měnit, děláte retrospektivy apod. Ale jako celek se snažíte, aby to prostě „plynule teklo“ (a nebylo z toho peklo 😉).

Na druhou stranu… to je na tom právě to složité. Někteří popisují KANBAN jako agilitu pro zkušené týmy. Ne, že by zvládnutí SCRUMu bylo úplně jednoduché. Ale je tam alespoň ten základní rytmus Sprintu a jeho událostí, který to drží nějak pohromadě a dává tomu směr. KANBAN je prostě tok a nezkušený tým se v něm může snadno ztratit, utopit.

Pro dobře fungující KANBAN je potřeba mít skutečný tým (kmenová úroveň 4). Takový, který je nejen cross-functional, ale ve kterém je i značná zastupitelnost a profesní přesah. A i když nejsou fundamentálně určené žádné role, adopce KANBANu si většinou vyžádá nějakého Kanban Mastera, agilního kouče apod. Zkrátka někoho, kdo bude řešit systém a snažit se dělat z týmu tým.

O autorovi článku

Jan Doležal

Jan Doležal

V současné době se zabývá především agilitou v organizacích, Managementem 3.0 a vývojem simulačních her sloužících jako trénink projektového řízení, včetně Agile.

Dříve mimo jiné zastával pozici vedoucího projektové kanceláře a řídil velké mezinárodní projekty (Evropa, Jižní Amerika).

Má zkušenosti především s projekty z IT, strojírenství nebo elektrotechniky. Projektovému řízení se aktivně věnuje od roku 2001. Disponuje certifikací PMI PMP, IPMA B a CSPO – Certified SCRUM Product Owner a CSP-SM – Certified SCRUM Professional – SCRUM Master od SCRUM Alliance. Další podrobnosti čtěte zde.

Další zdroje informací

Komentáře (0)

Zatím žádný komentář.

Přidejte váš komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna. Pole označená hvězdičkou (*) jsou povinná.