Open Space ve Zlíně – jak, kdy, co, … ?

V rámci 13. ročníku Konference PM Zlín proběhne poprvé v nemalém rozsahu tzv. Open Space. Zaplní většinu druhého dne konference. O co se vlastně jedná? Co je Open Space? Jak to funguje? Jak to konkrétně ve Zlíně proběhne? Na to vše se snažím odpovědět v tomto článku.

Co je to Open Space?

Open Space (respektive Open Space Technology) vyvinul v osmdesátých letech Harrison Owen na základě poznatku, že pauzy na kávu a další neformální setkání jsou vlastně nejproduktivnějšími částmi formálních porad a setkání.

Celá myšlenka je založena na sebeorganizaci skupiny lidí, jednom pravidlu a čtyřech principech.

Dané jediné pravidlo je „Law of two feet“, aneb „zákon dvou nohou“. Smysl spočívá v tom, že každý přebírá zodpovědnost za to, kde zrovna je. Takže pokud se octnete ve skupince, kde vám diskuze (prezentace, rozhovor) nic nepřináší a zároveň ničím nepřispíváte, tak prostě jdete jinam, kde to (snad 😉) bude jiné.

V tomto jediném pravidlu spočívá kouzlo Open Space. Prostě jste jen u toho, co vás nějakým způsobem zajímá, ryze dobrovolně.

Čtyři principy pro Open Space

Kdokoliv přijde, je ten správný účastník.     

Nejlepším účastníkem je kdokoliv, koho dané téma zajímá nebo k němu přispívá. Open Space je otevřený všem, bez jakéhokoliv limitu počtu, zkušeností apod.

Co se stane, je to jediné, co se mohlo stát.

Diskuze prostě někam běží. Neřešte nějaká kdyby, kdo zrovna přišel nebo kam se diskuze stočila. Soustřeďme se na tady a teď.

Kdykoliv to začne, je ten správný čas.

Když je cílem kreativita, nelze zcela plánovat. Něco začne možná později, něco možná později skončí. Nebo dřív.

Kdykoliv to skončí, je konec.

Pokud už máte pocit, že je téma vyčerpáno, zeptejte se přítomných a když souhlasí, klidně přejděte na další téma, i když byl původní plán jiný. Anebo ne, pokud si skupina přeje ještě pokračovat.

Výše uvedené pravidlo a principy tak vlastně i nepřímo definují tři typy účastníků:

• Plný účastník diskuze na dané téma, který zůstává po celou dobu,
• Čmelák („Bumblebee“), který poletuje od jedné skupinky ke druhé, chvíli zůstane a poslechne si, o co kráčí a pak letí zas dál. Občas spolu přenesou nějakou inspirativní myšlenku a vytváří určité propojení mezi skupinami.
• Motýl („Butterfly“) občas „přilétne“, něco zaslechne a pak si někde bokem nechává informace „sednout“. Občas se sesedne několik motýlů k sobě a vytvoří tak novou neformální skupinku.

Jak vidíte, jedná se o skutečně velmi volný formát, který vás prostě k ničemu nenutí.

Jak probíhá Open Space?

Prvním krokem je tzv. „marketplace“, neboli trh či tržiště. Komoditou jsou zde tematické oblasti, body k řešení a nápady.  Celý proces, řídí jedna osoba, facilitátor Open Space. Obvykle připomene pravidlo a principy, uvede, k jakému celkovému tématu je daný Open Space určen a popíše, jak bude toto konkrétní tržiště nápadů provedeno.

Open Space marketplace – tržiště.

Poté účastníci (dle kontextem daného konkrétního postupu) mohou přijít se svým tématem, krátce jej popíší ostatním, napíšou jej na papír (spolu se svým jménem) a ten umístí na tabuli s rozpisem místností a časů – čímž určí, co, kdy a kde se bude řešit.

Takto se postupuje až do vyčerpání míst a časů nebo nápadů. Může se také stát, že více lidí chce řešit de facto to samé a dané věci se tedy sloučí.

Poté již začnou samotné diskuze, workshopy apod., dle daného rastru.

Na závěr může proběhnout shrnutí a prezentace hlavních bodů, na které se přišlo v jednotlivých skupinkách.

A to je vlastně vše. Takto jednoduché to „by the book“ je.

Nástěnka s tématy pro Open Space

Jak to proběhne ve Zlíně?

V rámci konference PM Zlín se bude jednat o nový prvek, takže to letos bereme jako určitý experiment s několika „pojistkami“ 😉. Především, paralelně se všemi bloky Open Space poběží v hlavním přednáškovém sále předem domluvené a v programu uvedené přednášky. Takže komu formát Open Space z nějakého důvodu nebude vyhovovat, má tuto možnost.

Dále máme také v záloze nějaké další prostory, kdyby byl zájem o další a další témata (byť je prostor samozřejmě shora omezen).

Začneme tržištěm

Aby bylo dost času rozmyslet se, kam budete chtít jít, čeho se zúčastnit atd., proběhne tržiště v závěru prvního dne konference. Výsledek bude umístěn u info pointu, nafotíme jej a umístíme i na fb konference – takže budete mít komplet přehled, co by se mělo druhý konferenční den dít.

Tržiště samotné proběhne tak, že požádám jednotlivé účastníky, kteří chtějí přijít s nějakým tématem, aby se postavili do fronty a v režimu FIFO (tedy, kdo první přišel, první prezentuje) představili námět na svůj workshop, diskuzi apod., napsali svůj námět fixem na nalepovací papír a umístili jej na tabuli s místnostmi a časy.

Takto budeme pokračovat, dokud se nám vše nezaplní nebo nedojdou náměty. Počítáme s cca 12 až 16 diskuzemi / workshopy.

Pokud zvažujete, že byste do Open Space chtěli přinést svůj bod k řešení, workshop, diskuzi či něco jiného, neváhejte mne kontaktovat ( jd@pmconsulting.cz ) i předem a ujistit se o průběhu, co čekat atd. Základním blokem bude 50 min aktivita. Některé bloky rozdělíme na 2×25 minut, pokud o to bude zájem.

Můžete přinést jak předem připravený workshop, hru a další obdobné aktivity, tak i čistou diskuzi na nějaké téma typu „U nás řešíme problém XY takto a tako, jak to řešíte vy? Co se komu osvědčilo?“

Co by se pokud možno objevit nemělo (apeluji tímto na všechny) jsou produktové prezentace. Ale to konec konců asi vyřeší i výše uvedení pravidlo dvou nohou 😉.

Případné dotazy, nejasnosti apod. vyřešíme na místě.

Průběh

Druhý den proběhnou aktivity vzešlé z tržiště. Všichni, kdo s námětem přišli, budou facilitátoři své aktivity. Bude velmi vhodné (a všechny facilitátory o to požádám), aby ztvárnili hlavní body a výstupy proběhlé diskuze na flipchart a ten pak umístili ve foyer okolo info pointu. Tím bude vyřešena prezentace výsledků.

Ukázka výstupu z Open Space diskuze.

Závěrem

Jak vidíte, není se čeho bát a podle toho, jaká na posledních ročnících konference panuje atmosféra a jací lidé se zde potkávají věřím, že Open Space bude zajímavé oživení a přinese pro všechny vysokou hodnotu. Zkušenost ze Scrum Gatheringu ve Vídni, kdy byl Open Space věnován celý druhý den, tomu napovídá.

Pokud máte jakýkoliv dotaz či nejasnost, neváhejte mne prosím kontaktovat.

Jan Doležal