Rozpracovanost činnosti pro EVM – jak na to?

Jedním z klíčových bodů k řešení při reálném použití metody řízení dosažené hodnoty (EVM – Earned Value Management) je určení rozpracovanosti různých činností na projektu. Rozpracovanost, respektive stanovení rozpracovanosti je kriticky důležité pro použití metody EVM jako celku a je mu tedy potřeba věnovat příslušnou pozornost. Pojďme si tedy ukázat, jak na to!

Lze postupovat několika způsoby, ze kterých je v praxi potřeba vybrat vždy ten nejpřesnější možný.

Rozpracovanost podle stavu

Použitím některé stavové techniky pro určování dokončenosti úkolu (0-50-100; 0-25-75-100 apod.), získáme sice spíše nepřesné informace, nicméně, pokud nelze jinak, je to použitelný způsob.

Rozpracovanost definováním několika milníků

V rámci činnosti určíme několik okamžiků, milníků, kterým je následně přisouzena hodnota rozpracovanosti. Např. když je hotova analýza, uvažujeme 20% hotovo apod. Jedná se o vhodný postup např. do IT prostředí nebo i jinam, kde jsou výstupy především abstraktní povahy. Určená hodnota milníků je samozřejmě výsledkem diskuze týmu, nikoliv absolutně přesným určením.

Rozpracovanost přímým stanovením dokončenosti v procentech

Tento způsob je v podstatě aplikovaná procentuální metoda sledování projektu. Nejjednodušší, ale také nejvíce subjektivní metoda s rizikem značné chyby v projektech s abstraktními výstupy. Naopak, pokud se jedná o úkol „stavíme plot na rovné pláni“ nebo „vyrábíme 100 stejných kusů něčeho“, je to velmi přesná a objektivní metoda.

Rozpracovanost odvozeným úsilím

Vhodný postup pro činnosti, které jsou pevně svázány s nějakým jiným úkolem, a lze odvodit poměrnou náročnost. Např. lze stanovit, že testování, které běží paralelně s vývojem, má stejnou rozpracovanost jako daný vývoj.

Rozpracovanost odhadem úsilí pro dokončení (ETC – Estimate To Complete)

De facto určení pomocí predikce vývoje. ETC je ukazatel, který sděluje, kolik úsilí je potřeba ještě vynaložit pro dokončení činnosti, což lze v tomto případě buď vyjádřením odhadu doby do dokončení při stejné alokaci zdrojů nebo lépe, počtem čld potřebných pro dokončení. Rozpracovanost je poté stanovena za pomoci skutečných nákladů dle vzorce:

Rozpracovanost = AC / (AC + ETC),

Pokud bychom tedy měli např. činnost, jejíž skutečné náklady jsou 10 čld a osoba zodpovědná za její realizaci nám sdělí, že odhaduje, že pro dokončení je potřeba ještě 8 čld, tak dle výše uvedeného vzorce zjistíme, že Rozpracovanost = AC / (AC + ETC) = 10 / (10 + 8) = 10 / 18 = 0,55 (tedy 55%).

Pozn.: V případě projektu s abstraktními výstupy (např. IT) je vždy přesnější stanovení rozpracovanosti pomocí odhadu úsilí pro dokončení než jen přímým odhadem procenta dokončení (procentuální metoda).

Více o metodě EVM zjistíte např. v knize Projektový management.