WBS – klíčový nástroj pro úspěch projektu

WBS (Work breakdown structure), tedy hierarchická struktura rozdělení prací je vpravdě zřejmě nejefektivnější způsob, jak srozumitelně a přitom poměrně komplexně popsat rozsah projektu (scope). I v případě, že nechcete v rámci popisu rozsahu projektu nic vytvářet, WBS udělejte.

Jde o hierarchický rozpad cíle projektu na jednotlivé dodávané výsledky a dále postupně na jednotlivé dílčí výsledky, produkty a podprodukty až na úroveň jednotlivých pracovních balíků, které musí být v průběhu realizace projektu vytvořeny. Každá následná úroveň reprezentuje podrobnější definici produktů projektu a zároveň zahrnuje 100% nadřazeného prvku.

Slovo work je zde použito ve významu výsledek (produkt) nebo dodávka, která je výsledkem úsilí, nikoliv úsilí samotné. Je myšlena dokončená, předatelná práce, respektive její výsledek. WBS tedy definuje, CO má být vyprodukováno, nejedná se o definici procesu nebo rozvrhu definujícího JAK nebo KDY bude který výstup realizován.

Jednotlivé prvky WBS jsou obvykle označovány jako dodávky (deliverables) – jedinečné a ověřitelné produkty, výsledky nebo schopnosti vykonat nějakou službu, které musí být vyprodukovány za účelem dokončení procesu, fáze nebo projektu.

WBS slouží k nalezení a zpřehlednění všech potřebných dodávek a výsledků potřebných k dodání všech výstupů projektu. Jedná se o stromovou strukturu, která je předpokladem toho, že se nezapomene na nic důležitého, a na druhé straně je pojistkou, že se nebudou vytvářet zbytečné výstupy.

S WBS Vás naučíme pracovat na tréninku Projektové řízení krok za krokem!

Postup pro sestavení WBS

Obvyklou technikou získání struktury prací je tzv. dekompozice, rozpad. Postup rozpadu probíhá obvykle dle filozofie TOP–DOWN, tedy postupem od hlavních výstupů a výsledků (dodávek), přes dílčí výstupy a komponenty až na pracovní balíky (dodávky) na nejnižší úrovni (jednou z možností, jak s rozpadem začít, je návaznost na dříve vytvořený logický rámec, konkrétně na řádek výstupů).

Jednou z důležitých otázek je, jak provádět dekompozici tak, aby byla výsledná WBS co nejpřehlednější a projekt s její pomocí dobře řídil. Obecně může jít o členění podle:

  • výstupů (produktů) projektu;
  • životního cyklu vývoje produktu či fází realizace projektu (koncept, návrh, sestaveno, otestováno);
  • funkčních oblastí liniové organizační struktury;
  • místa výkonu prací (např. blok elektrárny 1, blok elektrárny 2, …);
  • atd.

Přitom lze ve vhodných případech kombinovat tyto přístupy (ovšem nikoliv na jedné úrovni rozpadu jednoho nadřazeného prvku!). Vždy se snažíme nalézt všechny prvky dané úrovně, a až poté dekomponujeme úroveň další, viz obr. níže, na kterém je uveden ilustrativní příklad WBS (vzhledem k rozsahu nejsou všechny formulace dílčích výstupů zcela jednoznačně zákaznicky orientované, nicméně daný princip je třeba ctít!):

wbs

Na příkladu je uvedena určitá kombinace produktového rozpadu (výstup 1 a 2), doplněného nehmotnou dodávkou „zprovozněno“ a pomocnou dodávkou „projekt odřízen“. Přitom všechny uvedené „produkty“ v daných formulacích zahrnují nejen věc samotnou (linka, kryt) ale i práci, která bude v souvislosti s daným předmětem provedena, dodána (část B instalována apod.). Doplněním slovesa ve vidu dokonavém a trpném rodu k věcnému produktu významně zvyšujeme informační hodnotu vytvářené WBS.

Obvykle bývá WBS zpracována zhruba do tří až čtyř úrovní, jinak už je vhodné uvažovat o založení subprojektů – částí komplexního projektu, které jsou samy řízeny jako menší projekt a jejichž výstupy dohromady vytvoří výstupy vyššího, komplexního projektu.

Kontrola správnosti WBS

Následující body Vám umožňují zkontrolovat, zda jste postupovali správně:

  • WBS na nejnižší úrovni obsahuje fyzicky předatelné výstupy (produkty), výsledky práce.
  • Tyto pracovní balíky lze věrohodně ocenit (práce nutná na jejich vytvoření, náklady, čas).
  • Zároveň se projektový tým pohybuje na přiměřené míře detailu, ne v přílišném detailu a ani příliš obecně.
  • Rozpracovanost pracovních balíků (nakolik jsou fyzicky dokončeny) a postup prací, jimiž budou výstupy vyprodukovány, jsou měřitelné.
  • Lze k nim jednoznačně přiřadit zodpovědnost.

Jak již bylo uvedeno, součástí WBS mohou být i výsledky prací jako je testování, sestavení apod., včetně řízení projektu. I v tomto případě je však potřeba uvedené položky brát jako dodávky, výsledky a nikoliv činnosti, které k nim vedou! Z toho důvodu je vhodné takové prvky WBS formulovat ve vidu dokonavém a trpném rodu (testováno, sestaveno atd.)

Více informací o WBS a další příklady WBS naleznete v knize Projektový management. Výchozí principy pro stanovení rozsahu projektu jsou popsány i zde. Sestavit WBS Vás naučíme na tréninku Projektové řízení krok za krokem!