Logický rámec – základní nástroj pro návrh projektu

Logický rámec (LR, logframe, logická rámcová matice – LRM) slouží jako pomůcka při stanovování základních parametrů projektu. Je součástí metodiky návrhu a řízení projektu označované jako „Logical Framwork Approach (LFA)“, která uceleně řeší přípravu, návrh, realizaci i vyhodnocení projektu.

Metoda LFA byla původně vyvinuta L. J. Rosenbergrem z firmy Fry Consultants (později Principals Concepts Inc. – PCI) v roce 1970 v rámci spolupráce s USAID (United States Agency for International Development). Po úvodním otestování bylo její použití rozšířeno na celé USAID. Metodika se osvědčila a rychle se přidávaly další a další organizace, kterým pomáhá tento přístup při efektivní realizaci projektů. Tým PCI brzy rozšířil používání LFA do více než 35 zemí celého světa.

Metoda je dále používána a rozvíjena mnoha organizacemi. Jedním z výrazných posunů provedla firma Team Technologies, která definovala kontrolní seznam otázek pro zajištění kvality vytvořeného logického rámce.

Je třeba rozlišovat pojem logický rámec, což je dokument, který je použitelný i sám o sobě a metodiku LFA jako takovou. Text se dále zabývá především logickým rámcem jakožto dokumentem.

S logickým rámcem Vás naučíme pracovat na tréninku Projektové řízení krok za krokem.

Hierarchie požadovaných výsledků

Základním principem je potřeba rozlišovat požadované výsledky v hierarchii zodpovědnosti ve třech základních úrovních:

  • Výstupy – produkty (dodávky, výsledky, realizované služby), které jsme zavázáni dodat vlastníkovi (sponzorovi) projektu. Tyto výstupy jsou považovány za požadované výsledky aktivit projektového týmu, který je za ně plně zodpovědný.
  • Cíl – důvod, proč produkujeme výstupy; definovaný stav na konci projektu, nejlépe formulovaný jako nově získaná vlastnost, schopnost nebo dovednost organizace. Za koordinaci týmu k dosažení cíle projektu nese zodpovědnost manažer projektu.
  • Přínosy – důvod realizace projektu jako takového. Přínosy a cíl projektu spolu tvoří tzv. byznys případ projektu (investice do projektu – dosažení cílového stavu musí být vyvážena adekvátními přínosy). Za soulad projektu s očekávanými přínosy zodpovídá vlastník projektu (sponzor).

Který výsledek patří do dané kategorie, závisí na úhlu pohledu, který je z různých pozic v organizaci rozdílný. Jinak bude na dané rozlišení hledět manažer programu, jinak manažer projektu, který je v rámci daného programu realizován a ještě jinak liniový manažer.

Většinou na danou problematiku nahlížíme z perspektivy manažera, kterému jsou zadány k realizaci určité výstupy. Předmětem našich úvah tedy budou potřebné vstupy na jedné straně a cíl, výsledný stav, na straně druhé.

Tím pádem, jednou z prvních otázek, když chceme sestavit logický rámec je: „Kdo je vlastníkem (zadavatelem) tohoto projektu?“, přičemž otázku klademe z úhlu pohledu realizátorů, implementátorů projektu. Takže např. pokud budeme dodávat nějakému podniku výrobní linku, vlastníkem projektu bude zřejmě výrobní ředitel našeho zákazníka. Nebo pokud vytváříme webový portál o turistických zajímavostech nějakého kraje jakožto zakázku pro krajský úřad, vlastníkem projektu je relevantní zástupce kraje, např. vedoucí některého z odborů. Nezáleží na tom, zda je vlastník projektu v rámci naší organizace (pak půjde o interní projekt) nebo ne. Důležitá je v tomto kontextu perspektiva zákazníka – co přesně od nás očekává, že bude dodáno? Co mu to má nově umožnit?

Logický rámec – struktura

Přínosy Objektivně ověřitelné ukazatele Zdroje informací k ověření (způsob ověření) nevyplňuje se
Cíl Objektivně ověřitelné ukazatele Zdroje informací k ověření (způsob ověření) Předpoklady, za jakých Cíl skutečně přispěje a bude v souladu s Přínosy
Výstupy Objektivně ověřitelné ukazatele Zdroje informací k ověření (způsob ověření) Předpoklady, za jakých Výstupy skutečně povedou k Cíli
Klíčové činnosti Zdroje (peníze, lidé, …) Časový rámec aktivit Předpoklady, za jakých Klíčové činnosti skutečně povedou k Výstupům
Zde některé organizace uvádí, co NEBUDE v projektu řešeno Případné předběžné podmínky

Význam polí prvního sloupce

Na nejvyšším řádku logického rámce jsou uvedeny „PŘÍNOSY“. Jedná se o popis všech očekávání, která by měla být naplněna po realizaci našeho projektu. Náš projekt přispívá k jejich naplnění a je jednou z podmínek nutných k jejich dosažení, obvykle ovšem nikoliv podmínkou postačující. Bude zřejmě potřeba dalších projektů a případně i jiných akcí, aby bylo všech očekávaných přínosů dosaženo (v delším časovém horizontu). V každém případě jsou přínosy mimo přímou zodpovědnost manažera projektu. Velmi často se zde objevují záležitosti spojené s financemi a celkovou byznys kondicí dané organizace.

Na druhém řádku je uváděn CÍL projektu (změna), který odpovídá na otázku, co vlastně chceme dosáhnout. Jaký je požadovaný cílový stav dané problematiky v okamžiku ukončení projektu? Jakou má organizace získat novou schopnost, dovednost, vlastnost?

Cílem je rozuměna taková kvalitativní a kvantitativní změna, kterou tým není obvykle schopen dosáhnout přímo. Tým zrealizuje výstupy a předpokládá, že následně dojde (za určitých podmínek) k definované změně, k naplnění cíle.

Cíl by měl být konkrétním vyjádřením byznys potřeby, kterou má projekt naplnit. Je tedy zřejmé, že řádek cíle je mimo jiné rozhraní, na kterém se prolínají výstupy, které budeme vytvářet, a potřeby vlastníka (zadavatele) projektu. Cíl je pro vlastníka (zadavatele) projektu tím důležitým. To, jak bude cíle dosaženo, již pro mnohé zadavatele není příliš podstatné (a je to tak správně).

KONKRÉTNÍ VÝSTUPY projektu specifikují, CO konkrétně bude projektem dodáno. Aneb co vše je potřeba vytvořit, aby nastala výše uvedená změna – cíl. Co konkrétně bude projektový tým „fyzicky“ realizovat a za co nese přímou zodpovědnost. Nicméně, je třeba mít na paměti, že výstupy jako takové nejsou samy o sobě přidanou hodnotou a jako takové si samy nejsou dostatečným zdůvodněním pro svou realizaci – tím je až cíl projektu.

Pokud jsme cíl formulovali správně tak, aby neurčoval způsob svého dosažení, můžeme případně od úrovně výstupů porovnávat různé varianty dosažení jednoho cíle. Sada výstupů zde může reprezentovat příslušnou variantu. Do Olomouce mohu jet vlakem, autem, autobusem… a to vše pro stejný cíl i přínosy.

Na čtvrté úrovni logického rámce jsou uvedeny vstupy našeho projektu. Obvykle je toto pole označeno jako KLÍČOVÉ ČINNOSTI (aktivity). Jsou to hlavní skupiny činností, které rozhodujícím způsobem ovlivňují realizaci konkrétních výstupů, respektive musí být vykonány, aby bylo výstupů uvedených o řádek výše dosaženo. Není zde prostor pro detailní výčet všech činností, spíše jde o naznačení scénáře, JAK bude výstupů dosaženo.

Ukazatele a jejich ověření

Sloupec OOU (objektivně ověřitelné ukazatele) na příslušném řádku druhého sloupce uvádí měřitelné ukazatele, parametry, které prokazují, že záměru, cíle a výstupů bylo dosaženo. Jsou to základní metriky pro logický rámec.

Ve sloupci objektivně ověřitelných ukazatelů výstupů a cíle musí být zmíněna hodnota, meta, které chceme dosáhnout nejpozději v okamžiku dokončení projektu, a po jejímž dosažení můžeme konstatovat splnění předmětné položky.

Ve sloupci objektivně ověřitelných ukazatelů přínosů musí být zmíněna hodnota (hodnoty), které budou posuzovány v kontextu daného širšího rámce a musí být určeno, kdy by mělo dojít k jejich ověření.

Pouhé konstatování „co“ bude ukazatelem, není dostatečné, musíme stanovit i příslušnou hodnotu.

Pro každý bod v prvním sloupci tabulky by optimálně měly být alespoň dva, potenciálně nezávislé ukazatele, které musí být měřitelné. Pokud bychom totiž měřili pouze jeden aspekt, může dojít ke zkreslení. Pokud bychom například měli projekt zaměřený na zlepšení kvality výuky na nějaké střední škole a měřili jeho cíl jen podle počtu zájemců o studium, tak ke změně daného počtu může dojít i z jiných příčin (sousední školu zrušili) nebo naopak zhoršením kvality výuky a snížení nároků na studenty (tu školu udělá každý) – což by bylo zřejmě kontraproduktivní vůči našemu snažení. Je tedy třeba dalších, jiných ukazatelů, které prokáží námi způsobený efekt.

Sloupec Způsob ověření poté uvádí, jak budou ukazatele zjištěny (včetně definovaného postupu pro ověření, pokud se jedná o složitější případ), kdo zodpovídá za ověření, jaké náklady a čas ověření vyžaduje, kdy bude ukazatel ověřen a jakým způsobem bude dokumentován.

Výstupem všech měření by pak měl být optimálně nějaký dokument s razítkem a podpisem, nejlépe nezávislého orgánu nebo alespoň nezávislé organizační jednotky (zdroj informací sloužící k ověření).

Způsob ověření je velmi často dohodou mezi zadavatelem a dodavatelem o nějakém relevantním zjednodušení, protože získání zcela exaktních výsledků by mohlo být nereálně náročné.

Vazby a předpoklady

Jak vyplývá z popisu výše, logický rámec není náhodně uspořádán a pořadí řádků vyjadřuje kauzální vztah. Když například definujeme cíl projektu a poté výstupy potřebné k jeho dosažení, v podstatě tvrdíme: jestliže vyprodukujeme dané výstupy, pak bychom měli dosáhnout cíle. Vyslovujeme tedy hypotézu: když výstupy, pak cíl, což je určitou predikcí, která v sobě obsahuje prvek nejistoty.

Obdobně jako hypotéza, že když se nám podaří stihnout autobus v 7:00, pak bychom měli být v práci včas. Avšak není možné mít 100% jistotu, že to přesně takto proběhne, protože se ještě může stát celá řada dalších událostí během jízdy daného autobusu nebo po cestě od autobusu do kanceláře (zácpa, porucha autobusu, nehoda, …).

 

Pokud navrhujeme logický rámec pro projekt, vyslovujeme následující hypotézy:

  1. JESTLIŽE správně odřídíme klíčové činnosti a další vstupy,
  2. PAK budou vyprodukovány výstupy.
  3. JESTLIŽE budou vyprodukovány výstupy,
  4. PAK bude dosažen cíl.
  5. JESTLIŽE bude dosažen cíl,
  6. PAK přispějeme k dosažení záměru.

 

Takto zformulované hypotézy jsou však až příliš jednoduché. Vždy, když něco takového stanovujeme, měli bychom vzít do úvahy určitý stupeň nejistoty. Je tedy vhodné nalézt a jasně pojmenovat hlavní oblasti nejistoty obsažené v našich hypotézách (za účelem výběru řešení s největší pravděpodobností na úspěch). To se děje stanovením PŘEDPOKLADŮ (vnější faktory mimo kontrolu projektového týmu).

Např., pokud budeme uvažovat příklad s cestou do práce, zřejmě předpokládáme, že autobus je v dobrém technickém stavu, nedojde k žádné nehodě a dojede na místo určení dle jízdního řádu. Je tedy potřeba naše hypotézy rozšířit o předpoklady. Nebudeme je tedy formulovat:

 

JESTLIŽE stihneme autobus v 7:00,

PAK budeme v práci včas,

ale spíše:

JESTLIŽE stihneme autobus v 7:00,

A (1) když se autobus nerozbije

A (2) když nebude žádná dopravní zácpa

ANEBO (3) nehoda,

PAK budeme v práci včas,

Jako předpoklad jsou vždy vnímány faktory a vlivy, které nemáme jako vedoucí projektu pod kontrolou (vnější vlivy) a zároveň se jedná o „nutný stav světa“. Logický rámec s nimi počítá a jsou nedílnou součástí návrhu projektu.

Nepravidelnosti

Pole Předpoklady se dnes na prvním řádku většinou nevyplňuje, nebo jsou uvedeny předpoklady dosažení přínosů v dlouhodobém horizontu. Místo tohoto pole je logický rámec obvykle obohacen o pátý řádek s významem „předběžné podmínky“, kde se uvádějí takové položky, které musí být splněny, aby bylo vůbec možné uvažovat o zbytku tabulky. Např. předpoklad, že projekt uspěje v dotačním řízení a bude zajištěno jeho financování.

Na řádku klíčových činností se do druhého pole obvykle uvádějí zdroje potřebné pro realizaci dané skupiny aktivit (finanční náklady, počty lidí, člověkodny, stroje a zařízení atd.), do třetího pole pak hrubý odhad časové náročnosti realizace dané skupiny aktivit, tak aby tento řádek logického rámce komplexně pokryl potřebné vstupy pro realizaci výstupů. Časová náročnost může být vymezena buď obecně předpokládanou náročností (2 měsíce) nebo jako vymezení intervalu, ve kterém předpokládáme realizaci dané skupiny činností (leden – březen příštího roku)

Poznámka: Někdy se pod logický rámec ještě píše naprosto konkrétně, co nebude v daném projektu řešeno (subjects not to solve). Např.: „V rámci výstavby tohoto objektu nebude řešena příjezdová komunikace.“ Tento doplněk slouží k upřesnění hranic projektu a nelze jej než doporučit.

Logický rámec pak lze číst cik-cak způsobem dle obr:

logický rámec

Pokud budou splněny předběžné podmínky, můžeme realizovat činnosti. Ty za určitých předpokladů povedou k výstupům, které za určitých předpokladů způsobí cílový stav, který je za určitých předpokladů v souladu se zamýšlenými přínosy, přispívá k nim a podporuje je.

Jak je vidět, sestavení logického rámce by mělo vést i položení otázek ohledně udržitelnosti, přínosu a smyslu projektu a zamezit tak neefektivním investicím.

Více informací na téma logický rámec a příklady logických rámců naleznete v knize Projektový management nebo na tréninku Projektové řízení krok za krokem.