Jak jsem organizoval workshop…

…aneb krizový management v praxi.

23. a 24. 10. 2008 proběhly v Brně, v hotelu Santon historicky první Dny sekcí SPŘ. Byl to spíše diskusní workshop než akce klasického konferenčního typu – což přineslo organizátorům několik otázek. Ujme se tento nezvyklý formát, kdy je značná část programu zamýšlena jako diskuze účastníků? Nevznikne „trapné ticho“? Zvládneme to? Rozhodli jsme se, že zvládneme.

Tento článek není oficiální tiskovou zprávou, ale spíše deníkem organizátora, který je psán s nadsázkou, pro oživení vzpomínek z akce a snad trošku i pro pobavení – některé detaily jsou záměrně zveličeny. Popisuje přípravu akce a průběh prvního dne, druhému dni je věnován samostatný článek od Miry Vlacha.

Loga SPŘ a sekcí

S myšlenkou uspořádání workshopu pro nově vzniklé sekce SPŘ – sekci „Projektově orientované společnosti“ a sekci „Projekty ICT“ – přišel prezident SPŘ, Doc. Lacko. Na jeho popud jsem se, jakožto předseda sekce POS, ujal zajištění celé akce. Vzal jsem si na starost organizaci obou dní a obsahovou stránku dne prvního, dne sekce POS. Programu druhého dne se ujal Mira Vlach, člen a iniciátor sekce Projekty ICT. Dny sekcí SPŘ se tedy měly stát realitou.

Přiznám se, že jsme tak trošku nevěděli, do čeho jdeme. Z poměrně jednoduchého zadání se vyklubalo docela dost práce a starostí. Což v kombinaci s vysokým pracovním vytížením obou organizátorů vytvořilo poměrně slušný rizikový prostor. Ale tak už tomu v projektovém prostředí občas bývá.

Bylo potřeba vyřešit termín a místo konání. Po diskuzi na výboru SPŘ bylo zvoleno Brno, termín se vybíral s ohledem na Invex. Nejdříve se počítalo s tím, že se využijí prostory BVV, jako při akci Primavera P6. Jako správný projektový manažer jsem samozřejmě neprověřil tuto variantu hned, ale až poté, co byl termín oficiálně oznámen. A ouha – v prostoru BVV se koná jakýsi zdravotnický veletrh a vše je beznadějně obsazeno… Někde jsem zřejmě vytvořil chybu…

Nu, co se dalo dělat, musely se najít prostory jiné. Výbor SPŘ došel k názoru, že o akci nebude příliš veliký zájem a že se dá počítat s účastí okolo 20ti lidí, maximálně 30 a to už by muselo být. Byli jsme s kolegou Vlachem poněkud skeptičtí, zvolená tématika nám přišla zajímavá a takto zaměřených akcí mnoho není. Názor výboru jsme ovšem respektovali. Aby to nevyznělo negativně – předchozí akce s Primaverou opravdu nebyla tak hojně navštívena, jak bychom si přáli a i další odborné akce z poslední doby se potýkaly s počtem účastníků. Takže se nelze divit. I přes to je ale schválen poměrně velkorysý rozpočet, který umožní účast bez vstupního poplatku, včetně občerstvení a oběda. SPŘ tedy patří velký dík a bez tohoto momentu by akci určitě nešlo uspořádat v dané podobě.

Na doporučení Doc. Lacka jsem domluvil místo konání v Hotelu Santon, salonek o kapacitě 30 lidí (který jsem nikdy před tím neviděl).

Paralelně probíhalo sestavování programu a já tímto děkuji všem odvážným, kteří se rozhodli jít „se svou kůží na trh“. Specielně bych rád poděkoval Martinu Adámkovi z E.ON IS, který přispěl mnoha podnětnými připomínkami k organizaci a koncepci celé akce.

JD
Jan Doležal (PM Consulting, sekce SPŘ POS) – ustaranost byla znát…

Protože se jednalo bezezbytku o velmi vytížené lidi, nepodařilo se nám zavčas sejít a domluvit společně ucelenou koncepci programové části – vše jsem Tedy řešil s účinkujícími individuálně a doufal, že se to snad nějak sejde… Kolega Vlach měl sice situaci o něco jednodušší v tom, že druhý den byl spíše než diskuze koncipován jako přehled dostupného SW, na druhou stranu musel zajistit účinkujících více.

Každá akce obdobného charakteru potřebuje svůj web. Původně se zamýšlel web na doméně SPŘ, komunikace se správcem ale poněkud vázla. Proto jsem nakonec operativně vytvořil provizorní řešení, jednoduchý web, který podával základní informace a umožňoval registraci, kterou už bylo třeba velmi rychle rozjet. Zvolil jsem doménu dnysekcispr.cz, která snad bude využitelná i do budoucna. SPŘ má své nové logo, to použiji, ale náhle mi dochází, že sekce zatím žádná loga nemají. Co s tím? Něco by tam asi být mělo… Narychlo tedy tvořím provizorní loga sekcí – snad nebude ostuda.

Mezi jiným se zatím nejsme schopni domluvit na nějakém rozumném názvu akce. Až pod tlakem nutnosti nás napadají Dny sekcí SPŘ. Takže tak tomu i je.

Neplacený hosting se neukázal být příliš spolehlivým. Několik lidí mi píše, že je web nedostupný. Musel jsem tedy přejít na profi tarif… Holt když se kácí les, tak létají třísky.

Marketingovou kampaň jsme příliš nerozjížděli, spokojili jsme se s informací pro členy SPŘ a rozesláním informace na své známé kontakty.

Velmi brzy po zprovoznění webu se s registracemi doslova roztrhl pytel. Hranice 30ti účastníků byla překročena během několika málo dní. Zavolal jsem tedy do hotelu, zda tam nemají i něco většího. Takový hotel přeci musí mít řadu dalších prostor a určitě budou mít nějaký volný větší salonek.

Neměli.

Na dotaz, kolik lidí se maximálně může do prostoru nacpat, zněla odpověď 35. Uff – registrací už bylo mezitím více. Zajel jsem se tedy podívat na budoucí místo činu. Trošku šok – prostor opravdu není příliš velký, design tak trošku ala minulé století, no prostě nic moc vzhledem k tomu, co se chystalo. varianta změny místa už ale nepřipadala v úvahu. Nakonec jsme vymysleli takové uspořádání židlí, že se s trochou štěstí může vejít až 45 lidí. Ihned jsem ukončil proces registrace, který už opět nabobtnal a dosahoval počtu 45. Stále se však hlásili další zájemci… Zkrátím to – nakonec se nás vešlo každý den 50 a musel jsem některé už opravdu odmítnout.

plno
Bylo opravdu plno.

Protože jsme chtěli účastníkům vyjít maximálně vstříc, nabídli jsme k účasti i oběd a to ve dvou variantách na každý den. Zřejmě poněkud nešťastně (jeden den pozdě v noci) jsem v informačním mailu označil na první den obědy jako A a B, na den druhý C a D. V příkladu uvedení korektní odpovědi jsem navíc použil ke druhému dni označení B. Tím už jsem zřejmě většinu účastníků domátl úplně a nějaký čas zabralo, než jsme se všichni domluvili.

Ve čtvrtek 23.10. brzy ráno nakládám firemní flipchart, dataprojektor, prezentační notebook a další techniku a vyrážím směr Brno. Kvůli těžké dopravě a dalším problémům přijíždím na místo až po deváté hodině – necelou hodinu před začátkem. Zprovoznit vše potřebné, dořešit veškerou komunikaci a organizaci tedy musím velmi rychle, paralelně a multitaskingově. Prezence se operativně ujímají dorazivší studenti z UTB ve Zlíně – je to dost na rychlo a trošku chaos, ale dali jsme se na vojnu, tak musíme bojovat. Tímto jim děkuji.

Na několik lidí s dotazy jsem možná až příliš úsečný a rychlý… ale jinak to nešlo – omlouvám se.

Vše se nakonec vesměs v čas daří, účinkující dorazili, účastníci také (a v hojném počtu – sál připomíná konzervu jistých mořských rybek), můžeme tedy spolu s Doc. Lackem zahájit. Nechť tedy začnou hry!

Doc. Lacko
Doc. Lacko (VUT, SPŘ) – úvodní slovo

Po úvodním slově nastává zkouška ohněm – chci s účastníky upřesnit a definovat pojem „projektově orientovaná společnost“. Jinými slovy – zahájit diskuzi, která má být cca polovinou programu. Rozjezd je pomalý, nakonec se však diskuze rozbíhá a můžeme ji uzavřít s poměrně uspokojivým výsledkem – POS je taková organizace nebo organizační složka, ve které více než polovina pracovního fondu věnována projektům. Trošku s úlevou urychleně ukončuji debatu, která se mezi tím docela rozvinula a začínám první přestávku, po které zvu dalšího účinkujícího.

JD
Jan Doležal (PM Consulting, sekce SPŘ POS) – první diskuze

Michal Novák ze společnosti Capricornis přednesl příspěvek s tématikou potřebné vyspělosti organizace k tomu, aby mohlo být uvažováno řízení portfolia. Přípěvek vzbudil velký zájem a diskuze se úspěšně rozvinula. Tak se to snad podaří. Hlavním poselstvím je potřeba určitého vývoje organizace – od vize, přes politiky a postoj k metodám, pravidlům a nástrojům.

MN
Michal Novák (Capricornis, sekce SPŘ POS) – zaujat prezentací

Hotel nám dělá trošku zmatek v čase oběda (jinak ale vše funguje na jedničku) a trošku sklouzáváme v harmonogramu. Operativně tedy měním program a rovnou zařazuji další příspěvek, který přednesla Hana Krejčí z JAMU. Problematika multiprojektového prostředí v kulturních institucích byla nejen zajímavým oživením, ale i důkazem, že i v této poněkud abstraktní oblasti se řeší ty samé problémy, jako v komerčních firmách a dalších organizacích. Nastává čas oběda, kam se s mírným zpožděním odebíráme.

HK
Hana Krejčí (JAMU, sekce SPŘ POS) – i v kultuře je PM!

I přes nechvalně známé poobědové stavy budí další prezentace opět velký zájem. Ze společnosti Aquasoft přijeli dokonce dva účinkující – Dušan Bartoš a Michal Opat. Představují organizační změny ve své společnosti, svá očekávání ohledně zefektivnění multiprojektového řízení a rozbíhají další intenzivní diskuzi. Skvělé – to je to, co jsme chtěli.

AQ
Dušan Bartoš a Michal Opat (Aquasoft, sekce SPŘ POS)

Odpoledne začíná poněkud svítit slunce a vzduch v místnosti těžkne. Musíme tedy operativně zařadit více přestávek. Jako živou vodu prezentuje Eva Šviráková vývoj Komunikační agentury UTB ve Zlíně – unikátního univerzitního předmětu, ve které studenti realizují skutečné projekty.

diskuze
Diskuze byla intenzivní.

Účastníci jsou seznámeni s genezí pojetí organizace tohoto předmětu os Ad-hoc řešení k tuhé byrokratizaci a všemi efekty, které s tím byly spojeny. Nakonec je představena koncepce budoucí cesty, založené na předchozích zkušenostech. Příspěvek vybudil velmi rozsáhlou diskuzi, k čemuž přispěla i účast několika studentů daného předmětu.

ES
Eva Šviráková (UTB ve Zlíně, sekce SPŘ POS) – máme se čím chlubit!

S harmonogramem dne už jsme hodně na štíru, ale kromě několika jedinců, kteří museli s lítostí odejít kvůli dopravnímu spojení, všichni zůstávají, i když by už program měl končit. Jistě nelitují, prezentace Martina Adámka (E.ON IS) rozhodně nesnižuje laťku a předkládá informace o pojetí řízení multiprojektového prostředí v obrovské nadnárodní firmě, jakou je E.ON a jeho dceřiné a odvozené společnosti.

MA
Martin Adámek (E.ON IS, sekce SPŘ POS) – a jak to funguje ve velké organizaci?

O hodinu později než bylo plánováno oznamuji vyčerpaným účastníkům, že program je vyčerpán, respektive, že svůj příspěvek, který jsem plánoval trošku jako buffer na závěr, přednesu příště. I přes dost obtížné prostředí to vypadá, že jsou všichni spokojeni a že se nakonec podařila zamýšlená synergie příspěvků, takže celý program vyzněl uceleně a přitom dost rozmanitě. Já tímto v podstatě končím, druhý den už budu řešit jen organizační věci, program má na starosti kolega Mira Vlach. Jeho dojmy a průběh druhého dne budou zpracovány v dalším článku.

unava
S postupujícím časem začínala být únava znát.

Účastníkům byla po skončení celé akce rozeslána internetová adresa s anketou, s jejíž výsledky budou publikovány hned po jejím ukončení. Za zpracování ankety tímto děkuji Peteru Lemeššanyimu, studentu UTB. Již nyní si ale snad mohu dovolit říci (na základě osobních i emailových ohlasů), že se akce setkala s velkým úspěchem, který stál za veškeré nervy a potíže při její organizaci, a že má smysl připravovat další ročník, na kterém se snad uvidím i s Vámi, čtenáři tohoto článku.

partneři
Partneři prvního dne.

Přeji hezký den a úspěšné projekty!

Jan Doležal

Nejčtenější